7 étapes pour rédiger le cahier des charges de votre site e-commerce

Quel que soit le secteur d'activité concerné, si vous décidez de vous lancer dans un projet entrepreneurial, sachez que la préparation est une étape à ne jamais négliger. À ce titre, lorsque l'on met en place un projet web, il est primordial de rédiger préalablement un cahier des charges.

Certes, l'exercice peut parfois s'avérer pénible et complexe, cependant, il permet par la suite de gagner un temps précieux et d'éviter bien des encombres. Sans lui, des tâches sont parfois bâclées, d'autres sont oubliés et des choix se révèlent finalement inappropriés.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges e-commerce ?

La rédaction du cahier des charges incombe systématiquement au personnel interne de l'entreprise. En principe, il est dirigé par un chef de projet. Néanmoins, si vous êtes actuellement en pleine création de société, laissez-moi vous annoncer une grande nouvelle : c'est à vous que revient ce rôle ! Vous ne savez pas du tout par où commencer ? Pas de panique ; cet article va justement vous aider à y voir plus clair…

C'est quoi un cahier des charges pour un site web ?

Le cahier des charges d'un site Internet est un document de référence qui permet de formaliser, pour soi-même et pour les collaborateurs, les objectifs à atteindre. Il fait part des contraintes esthétiques, techniques et fonctionnelles de l'ensemble du projet. Pour cela, la rédaction du cahier des charges évoque tout un tas d'éléments différents :

• L’identité et la raison d'être de l'entreprise
• L’activité, ainsi que les produits et/ou services proposés
• Le webdesign
• Les objectifs de référencement du site web
• Les objectifs généraux de l'entreprise
• Le public visé
• L’identité visuelle de la marque
• Les contenus à mettre en ligne
• etc.

Pourquoi et comment rédiger un cahier des charges ?

Les fonctions du cahier des charges sont multiples. Tout d'abord, ce document permet au chef d'entreprise ou au porteur de projet de mettre ses idées par écrit. En parallèle, il s'agit aussi d'un document transmis aux prestataires et aux collaborateurs, de façon à ce que chacun comprenne les besoins de la société et les solutions mises en œuvre pour atteindre les objectifs fixés. Il s'agit d'un support interne de référence qui est susceptible d'évoluer au même rythme que l'entreprise.

La rédaction du cahier des charges peut aussi servir à obtenir des devis précis de la part de différents intervenants. En effet, plus les besoins sont clairs et plus les chiffrages le sont également. Il s'agit d'un excellent support pour interroger divers prestataires sur la durée de réalisation de certains pour travaux et le tarif associé.

Le cahier des charges d'un site marchand est une ligne de conduite de référence. Il établit un lien entre le porteur du projet et le prestataire ou sous-traitant. Il garantit la bonne réalisation des règles fixées dès le départ et précise, dans ce cas, les engagements de chacun.

Enfin, le cahier des charges peut être un précieux allié pour aider le chef d'entreprise à identifier les prestataires les plus à même de l'accompagner dans son projet. Avec lui, les directives sont totalement transparentes.

Comment faire son modèle de cahier des charges pour une entreprise e-commerce ?

Si vous avez pour ambition de vous lancer dans un projet entrepreneurial, c'est que vous avez très probablement en tête une idée précise de votre future entreprise. Cependant, pour que les choses fonctionnent, votre projet doit également être clair et sans ambiguïté dans la tête de vos équipes. Le cahier des charges est le meilleur moyen de garantir cette lisibilité et d'éviter tous quiproquos.

1. Penser aux destinataires : vos collaborateurs et associés

Pour établir correctement votre cahier des charges, il vous faut d'abord vous mettre à la place de vos lecteurs. Ce support interne doit permettre à toutes les parties prenantes de votre projet, à vos collaborateurs et à vos associés de connaître votre projet dans son ensemble. Il s'agit de les guider dans leurs actions quotidiennes, de façon à ce que chaque acteur de l'entreprise vise les mêmes objectifs. La plupart du temps, pour la conception d'un site e-commerce, ce document n’est lu en détail que par trois personnes :

• Le chef de projet : le cahier des charges lui permet de comprendre la manière dont vous souhaitez interagir avec vos équipes et la façon dont vous envisagez le développement de votre société. Il s'agit d'un support qui doit lui permettre d'avoir d'emblée une idée précise des points auxquels vous êtes particulièrement sensibles ;
• Le développeur : la prise de connaissance de votre cahier des charges doit lui permettre de cerner d'emblée l'arborescence de votre site marchand. Grâce à lui, il aura pleinement connaissance de toutes les fonctionnalités à prévoir pour votre boutique en ligne. C'est pourquoi tout doit y être décrit de façon très explicite ;
• Le directeur artistique : le cahier des charges doit lui permettre de cerner vos goûts et l'image de marque que vous souhaitez donner à votre entreprise. Même si celui-ci peut préserver une certaine liberté et sa propre touche de créativité, il doit tout de même avoir une idée de l'univers dans lequel vous souhaitez évoluer. Le cahier des charges doit aussi lui permettre de bien vous positionner par rapport à vos concurrents.

2. Présenter les contours de son projet, sa cible et ses objectifs

Lorsque l'on construit un site e-commerce, il arrive très souvent que l'on doive s'adresser à un prestataire qui ne connaisse pas très bien les spécificités de nos clients ou encore des produits que l'on vend. Le rôle du cahier des charges est de présenter tout cela, pour offrir à vos futurs prestataires tout le contexte de votre site Internet.

La cible est un élément essentiel dans la construction d'un site e-commerce. En effet, vous ne construirez pas la même boutique en ligne selon des internautes auxquels vous vous adresserez. Votre cahier des charges devra donc intégrer une description très précise de vos prospects. N'hésitez pas à rentrer vraiment dans le détail, en exposant précisément tous les éléments dont vous avez connaissance, comme les centres d'intérêt, les habitudes ou encore les caractéristiques socio-démographiques de vos potentiels clients.

Votre cahier des charges doit également faire part des objectifs qualitatifs et quantitatifs de votre société. Ces derniers doivent être clairement formalisés, afin que votre prestataire ait une idée exacte de l'ampleur de votre projet. En fonction de cela, il ne choisira pas forcément d'utiliser les mêmes technologies. De même, il n'allouera pas le même temps à la construction de votre site marchand.

3. Présenter son milieu et ses concurrents sur Internet

Bien entendu, la présentation de votre entreprise devra, elle aussi, être très précise. Il vous faudra donc donner un historique détaillé de votre activité, de vos produits et éventuellement de votre développement. En parallèle, pensez aussi à faire un rapide tour d'horizon de vos concurrents, directs et indirects, à travers une étude de marché.

L'analyse de votre société doit non seulement reposer sur la situation actuelle, mais aussi sur vos ambitions futures. Votre cahier des charges doit donc souligner vos points forts et vos points faibles, vos axes de développement et vos limites. Il doit permettre de comprendre précisément les raisons pour lesquelles vous menez ce projet.

4. Présenter des exemples de designs et de chartes graphiques

Lorsque l'on conçoit un site web, et afin de se démarquer de ses principaux concurrents, il est essentiel d'avoir une image de marque facilement identifiable et mémorable. Voilà pourquoi, il vous faudra aussi présenter un périmètre fonctionnel de votre boutique en ligne. Celui-ci devra notamment évoquer :

• La structure de votre site e-commerce : elle est essentielle pour permettre à vos visiteurs de trouver rapidement les produits qu'ils recherchent. Ces derniers doivent être confrontés à une certaine exhaustivité, sans pour autant que cela rende leur choix trop complexe ;
• Les différentes catégories de produits : votre cahier des charges devra présenter toutes les catégories de produits présentes sur votre site e-commerce. En effet, cette étape aura un impact direct sur la présentation de votre site web. De même, il faudra aussi préciser si un seul et même produit peut éventuellement être présent dans plusieurs catégories différentes… Notez que la catégorisation est également primordiale pour la stratégie SEO d'un site e-commerce. Prenez donc le temps de travailler sur cet aspect et optimiser votre référencement naturel ;
• La méthode de recherche des produits sur le site : précisez également la façon dont vos internautes pourront avoir accès à l'ensemble de vos produits. Auront-ils uniquement un menu à leur disposition ou profiteront-ils d'un moteur de recherche ? Votre site devra-t-il aussi utiliser des filtres ? Envisagez-vous de mettre en avant certaines suggestions de produits ? Voulez-vous que votre boutique en ligne mémorise l'historique de recherche de l'internaute ? etc.
• Les caractéristiques de vos pages et de vos fiches produits : ces éléments ont un rôle majeur sur votre taux de conversion. Si vous souhaitez convaincre vos visiteurs, vos articles doivent être présentés de façon cohérente et percutante. Cela requiert un travail important, qu'il faut préalablement préparer dans votre cahier des charges, en faisant éventuellement de l'élaboration de maquettes. Là encore, certaines questions s'imposent : quel sera le rôle des images sur votre site web ? Envisagez-vous d'ajouter des avis clients sur votre catalogue de produits, en plus de la description détaillée des articles ? Pour répondre correctement à ces questions, pensez non seulement à l'expérience client mais également à la performance SEO de vos pages.
• Vos sources d'inspiration : pour permettre à vos prestataires de cerner au mieux vos attentes, n'hésitez pas à intégrer quelques exemples de chartes graphiques et design à votre cahier des charges. Par exemple, vous pourriez tout à fait y ajouter quelques URL vers des sites concurrents que vous jugez inspirants ou des réseaux sociaux de marques à succès.

5. Décrire le tunnel de commandes de son site e-commerce

Pour ne pas perdre les internautes en cours de route, votre site Internet devra disposer d'un tunnel de commande efficace. Autrement dit, vos fiches produits devront les diriger efficacement vers votre page de paiement. Or, ce processus de conversion doit, lui aussi, être détaillé dans votre cahier des charges. Par exemple, n'hésitez pas à spécifier les boutons de validation et d'action que vous souhaitez intégrer à votre site web.

Votre cahier des charges devra également préciser les solutions de paiement ainsi que les modes de livraison de votre site de vente en ligne. Les options d'achat sont un élément essentiel et stratégique à anticiper dès la création de ce document. Sur cet aspect, n'hésitez pas à vous faire conseiller d'un spécialiste de la logistique. Ce dernier saura vous orienter vers les différents modes de livraison, tout en vous indiquant leurs principaux avantages et inconvénients.

6. Faire la liste de ses partenaires B2B et logistique

L'un des principaux objectifs du cahier des charges est de vous permettre de sélectionner le ou les prestataires qui vous conviendront le mieux dans votre gestion de stock. Il s'agit d'un support mettant en exergue les critères que vous jugez les plus importants.

Que vous recherchiez avant tout de la réactivité, une forte expertise technique nécessaire au bon déroulement de votre développement, ou encore un excellent rapport qualité-prix, il pose les bases fondamentales de vos ambitions. Il met donc aussi clairement en exergue vos attentes vis-à-vis de vos éventuels partenaires. Il s'agit d'un gage de transparence pour les deux parties.

Selon la taille de votre entreprise, il sera également judicieux de décomposer votre projet e-commerce en plusieurs prestations différentes. Votre cahier des charges sera là pour vous permettre de sélectionner les prestataires les plus compétitifs et les plus appropriés pour chaque poste. Pour créer votre boutique en ligne, vous aurez peut-être besoin d'une équipe spécialisée dans :

• La conception de maquettes
• L’intégration, c'est-à-dire la transformation de vos maquettes en code HTML
• Le développement du site, c'est-à-dire le déploiement de certaines fonctionnalités ou de certaines interfaces spécifiques
• La maintenance, afin de maintenir constamment un site opérationnel
• L'accompagnement web marketing, pour mettre en place des actions de communication diversifiées, de façon à conquérir de nouveaux clients, vous positionner efficacement dans les résultats des moteurs de recherche et fidéliser votre clientèle existante afin d'augmenter votre taux de conversion.

7. Construire un planning précis et complet des étapes de création

Lorsque l'on construit un projet d'entreprise, la méthodologie et la rigueur sont essentielles. Voilà pourquoi les étapes de création de votre site web ainsi qu'un planning précis devront être intégrés dans votre cahier des charges. Certes, il s'agit d'une contrainte importante pour vos prestataires. Certains refuseront même peut-être de s'y plier… Dans ce cas, dites-vous bien que le respect des délais est un critère de sélection et un gage de sérieux. Lorsqu'un partenaire refuse de s'y soustraire, cela peut traduire une certaine faiblesse organisationnelle.

Quoi qu'il en soit, sachez que les projets de création de sites e-commerce ont en moyenne 30 % de retard par rapport au planning annoncé initialement. Faites donc en sorte de prévoir plus large et de proposer des deadlines réalistes et cohérentes. Si certaines dates-butoirs vous semblent primordiales, profitez aussi de votre cahier des charges pour spécifier tous vos impératifs.

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Lorsque l'on crée une entreprise, la première étape de préparation est un processus très important. Ne vous lancez pas tête baissée et prenez le temps de construire de solides bases pour votre future société. Lorsqu'un projet repose sur une démarche cohérente et constructive, il a davantage de chances de se solder par une réussite et un bon chiffre d'affaires. Si la construction d'un cahier des charges peut d'abord vous sembler chronophage, dites-vous bien qu'à terme le retour sur investissement est réel et cela vous fera gagner un temps précieux sur le bon déroulement de votre activité !

Qui plus est, un projet présenté de façon cohérente et précise a d'autant plus de chances de fédérer des partenaires et des collaborateurs. Le cahier des charges permet de clarifier ses idées, tout en associant autour d'elles un maximum de personnes.