Dans les affaires comme dans la vie personnelle, avoir une bonne communication est souvent la clé du succès ! En entreprise, la communication interne joue un rôle central dans le bon fonctionnement et la réussite sur le long terme. En favorisant la bonne transmission des messages et des objectifs visés, cela va contribuer à l'engagement des collaborateurs et à la cohésion de l'organisation dans son ensemble.
Mais comment faire pour bien communiquer, instaurer un climat de confiance, et pour impliquer correctement tous les acteurs de l'entreprise ? Mettez toutes les ressources en place pour vous aider à fédérer vos partenaires et à rendre votre communication encore plus efficace et transformer votre marque en réelle marque employeur !
Quel est le rôle de la communication interne ?
La communication interne est un concept fondamental de la gestion d'entreprise qui mixe à la fois communication interpersonnelle, communication motivationnelle et communication opérationnelle. Autrement dit, vous ne pouvez pas espérer être un bon patron si vous ne parvenez pas à communiquer correctement avec vos équipes, en mettant en place une réelle solution pour créer la cohésion d'équipe, transmettre la bonne information au bon moment et valoriser votre personnel ! A vous de penser à un plan de communication solide, un outil précieux pour votre organisation interne.
Définition : transmettre des messages et des valeurs
La communication interne est un processus de transmission d'informations et peut partager des directives, des connaissances, des valeurs… Quels que soient le message émis et le réseau de communication utilisé, l'objectif est simple : assurer une bonne compréhension et une bonne entente dans le travail entre différents acteurs internes. Le message et la stratégie de communication peuvent également être transmis entre plusieurs personnes issues de rangs hiérarchiques différents (employés, cadres ou dirigeants) et entre différents services. Les émetteurs et les récepteurs des messages sont souvent différents mais le but recherché reste le même : la communication interne sert à créer un environnement propice à la collaboration, à la productivité et à l'épanouissement personnel au sein de l'entreprise.
Bien différencier la communication interne ou externe
On parle de communication en entreprise de manière courante, mais très souvent, elle concerne la communication externe. Ici, nous ne parlons pas de la communication au sens marketing global, avec un affichage des infos à destination du public général ! Il faut donc bien faire la différence entre la communication interne et externe :
La communication interne concerne les échanges d'informations au sein de l'organisation. Comme l'indique son nom, elle se concentre sur des sujets internes à l'entreprise, tels que les projets en cours, les initiatives, les événements en cours ou à venir, les mises à jour des statuts ou de la politique de l'entreprise, etc. Elle favorise la circulation d'informations entre tous les membres de l'organisation, pour une meilleure coordination entre les équipes et les idées.
La communication externe établit un lien avec les clients et prospects extérieurs. Elle sert à maintenir la réputation ou l'image de marque de l'entreprise auprès du public et des partenaires externes. Elle est souvent apparentée au marketing traditionnel et digital. Le plan de communication d'une entreprise est souvent déployé sur chaque réseau social cohérent avec les valeurs et les objectifs fixés, et sert à faire rayonner chaque service de la marque vers le succès commercial total de la structure.
Identité collective et sentiment d'appartenance
La communication interne joue un rôle central dans la construction d'une identité collective au sein d'une entreprise et contribue à renforcer le sentiment d'appartenance ou la confiance des employés à l'égard de la société. C'est ce qu'on appelle aussi la marque employeur.
En effet, une communication interne bien menée permet de partager régulièrement des valeurs, des objectifs, des projets à plus ou moins long terme… Cela crée un lien entre les individus, donnant aussitôt le sentiment d'appartenir à une communauté professionnelle. En d'autres termes, la communication interne favorise l'engagement, le partage de la culture d'entreprise, la motivation, la diffusion de l'information et la rétention des talents au sein de la structure, une solution clé pour l'entreprise afin de solidifier les fondations de chaque service.
Un porte-voix de la stratégie d'entreprise
La communication interne agit également comme un outil, un porte-voix de la stratégie entrepreneuriale : elle permet de diffuser de nouvelles décisions stratégiques, de nouveaux objectifs ainsi que d'éventuels changements organisationnels. Elle est donc aussi un symbole de transparence entre les managers et les salariés, ce qui permet à chaque membre de l'organisation de mieux cerner son rôle et de s'aligner avec le reste de l'équipe sur des objectifs communs.
Notez également que la communication interne favorise les échanges d'idées sans forcément hiérarchiser la communication entre direction et employés, en transformant la communication verticale en communication horizontale. Lorsque les employés se sentent libres de s'exprimer, de poser des questions et de proposer des suggestions, cela a souvent des répercussions très positives. En ce sens, la communication interne est un pilier fondamental de réussite.
Quels sont les trois types d'acteurs de la communication interne ?
La communication interne est un processus qui implique systématiquement divers acteurs au sein de l'entreprise, et chaque partie a son rôle à jouer et sa solution à apporter aux échanges pour plus d'efficacité au quotidien.
L'employee advocacy : l'importance de la participation des collaborateurs
L'Employee advocacy, reliée à implication des collaborateurs, est un élément important de la communication interne. En la matière, les salariés sont au cœur du sujet : sans leur participation active dans la diffusion de l'information, il n'y a pas de communication digne de ce nom ! Voilà pourquoi les employés doivent absolument être encouragés à s'impliquer et à participer à la stratégie en place.
Si vous êtes gérant d'une structure, nous vous conseillons vivement de créer une culture de collaboration et de partage de l'information ! Cela permet de renforcer le sentiment de confiance des employés et de stimuler leur engagement. Bien conscientes de l'importance de cette cohésion, nombreuses sont aujourd'hui les entreprises à mettre en place des événements externes, tels que des séminaires, des soirées, des événements sportifs… L'objectif ? Créer des liens plus forts entre les collaborateurs pour les inciter à mieux communiquer et créer ainsi une spirale positive au sein du groupe !
Le rôle des managers dans la communication interne
En tant que responsables de la diffusion des messages stratégiques, les managers ont un rôle central. Ils sont les premiers acteurs au contact de la direction générale et des salariés pour clarifier les objectifs et les attentes de chaque partie. Pour assurer pleinement leur fonction, ils doivent absolument rester ouverts au dialogue, tout en se montrant transparents. La communication horizontale prime !
Un bon manager se doit d'être à l'écoute des préoccupations et des idées de ses collaborateurs. À son contact, les collaborateurs doivent se sentir écoutés et valorisés. Le manager doit se servir de son leadership pour faciliter les échanges et créer un environnement propice à la communication. C'est ainsi que s'obtient la participation active !
L'importance de la communication interne pour les chargés RH
La communication interne revêt aussi une importance particulière pour les ressources humaines. En tant que responsable de la gestion du capital humain de l'entreprise, les RH sont aux premières loges de cette problématique ! Les chargés de ressources humaines doivent donc aussi jouer un rôle dans la mobilisation, la motivation et l'engagement.
Au quotidien, les ressources humaines sont chargées de diffuser des informations liées aux politiques internes, aux avantages sociaux, aux opportunités de développement professionnel et même parfois aux programmes de bien-être en entreprise. Proposer des formations, mettre en avant les opportunités d'évolution de carrière, informer les salariés… Tout cela fait partie intégrante de leur fonction et contribue à la bonne communication interne.
De même, les ressources humaines comptent parmi les acteurs de l'entreprise les mieux placés pour recueillir les feedbacks des salariés, comprendre leurs besoins et mettre en place des actions adaptées. Elles sont un pivot qui facilite la gestion du changement. Un changement réussi passe forcément par des informations bien transmises et un accompagnement bien mené !
Comment améliorer la communication interne (et externe) en entreprise ?
La communication interne ne doit pas être prise à la légère. Stratégique dans l'entreprise, celle-ci doit être menée de façon structurée, en suivant certaines règles et en évitant aussi quelques erreurs courantes…
Les règles pour une communication efficace
Pour assurer une communication interne sans accroc, vous devez respecter trois critères principaux :
La clarté : pour être bien compris par l'ensemble des acteurs de l'entreprise, les messages doivent être clairs et facilement compréhensibles. Voilà pourquoi, mieux vaut utiliser un langage simple, sans ambiguïtés. Évitez les termes trop techniques ou trop complexes. De même, tâchez toujours de rester cohérents avec les valeurs et les objectifs de l'entreprise.
La régularité : comme sur un blog, sur les réseaux sociaux ou dans les newsletters, mieux vaut se montrer régulier dans la transmission de messages pour ne pas perdre son public cible en cours de route… Pour maintenir l'engagement des collaborateurs, tâchez donc de préserver un lien permanent avec eux. Pour cela, plusieurs moyens peuvent être utilisés, tels que des réunions d'équipe, une newsletter interne, une plateforme de communication propre à l'entreprise, etc.
Une communication horizontale, dans les deux sens : les messages émis ne doivent pas toujours aller dans un seul sens. Non, la communication interne ne se fait pas à sens unique ! Il est important d'encourager aussi les échanges et les feedbacks des collaborateurs. Pourquoi ne pas mettre en place des mécanismes propres à l'entreprise pour recueillir leurs opinions ou leurs suggestions ? Cela favorisera la communication et la transparence, tout en valorisant aussi les forces en vigueur pour que tout le monde se sente écouté.
Les erreurs de communication à éviter
En matière de communication, les erreurs peuvent être lourdes de conséquences ! Mieux vaut prévenir que guérir…
La surcharge d'informations : trop d'info tue l'info ! Restez concis et évitez de submerger les collaborateurs par un flot excessif de messages. L'idée est de trouver le bon équilibre entre le maintien du lien social et la juste dose d'informations pertinentes ;
La communication unidirectionnelle : comme vu précédemment, la communication doit aller dans les deux sens. Il est particulièrement malvenu d'envoyer une abondance de messages sans rester ensuite à l'écoute… Un bon dirigeant doit être capable de répondre aux questions et aux préoccupations de ses collaborateurs. Un management optimal doit donc obligatoirement encourager les échanges. Si vous pensiez agir en « Dieu tout-puissant » se contentant de diffuser des ordres, oubliez vite cette idée !
L'incohérence : rien n'est plus néfaste que d'envoyer plusieurs messages contradictoires. Cela sème aussitôt la confusion. La communication en devient totalement contre-productive. Pensez donc à vérifier la crédibilité des informations émises, y compris à l'égard des valeurs et de la vision globale de l'entreprise.
L'impact des contradictions et des incohérences
Les contradictions et les incohérences de communication peuvent avoir plusieurs conséquences néfastes pour l'entreprise. Cela contribue à :
Semer la confusion : des messages contradictoires peuvent provoquer la confusion chez les collaborateurs. Ils peuvent entraîner des malentendus, des erreurs, voire même une perte de confiance envers la direction.
Nuire à la crédibilité de la communication : lorsque les informations transmises sont incohérentes, les employés peuvent douter de la fiabilité des messages. Or, cela a tendance à réduire leurs engagements et leur confiance vis-à-vis de l'entreprise.
La perte de confiance et le détachement des collaborateurs : lorsque les contradictions et les incohérences sont trop nombreuses, la perte de confiance des collaborateurs s'accentue. Peu à peu, ils peuvent se sentir déconnectés de l'organisation et perdre de vue leur mission. Bien entendu, cela a un impact négatif sur leur motivation et leur productivité.
Quels sont les outils indispensables pour les entreprises ?
Pour maintenir une communication interne harmonieuse et une bonne circulation des informations, encore faut-il disposer des bons outils. Voici quelques pistes à exploiter pour maintenir le lien dans votre structure…
L'intranet d'entreprise et l'application intranet mobile
L'intranet d'entreprise désigne un espace en ligne sécurisé, dans lequel les employés peuvent accéder aux informations essentielles, parfois confidentielles, de la structure. Cela peut notamment concerner les politiques internes, les actualités de l'entreprise, les procédures, etc. De même, certains intranets peuvent aussi intégrer des forums de discussion, des outils de partage de documents ou même des blogs. Tous ces éléments favorisent la collaboration entre les équipes. Ils stimulent le lien tout en faisant gagner du temps. Certains intranets sont également accessibles depuis des Smartphones ou autres appareils mobiles, ce qui permet alors à certains employés de rester en contact, même en dehors du bureau.
Le portail RH pour accéder aux formations et aux emplois
Un portail RH bien conçu peut être un outil précieux de communication interne. Cet élément peut notamment fournir des informations sur les politiques RH menées dans l'entreprise, les avantages sociaux à disposition des employés, les formations proposées ou même les opportunités de développement de carrière. Certains portails RH facilitent aussi le processus de gestion des candidatures internes. Dès lors, les employés peuvent envisager de nouveaux horizons au sein même de la structure, ce qui stimule aussi la motivation.
La newsletter interne et les communiqués
Plus traditionnels, les newsletters internes et les communiqués restent des moyens très efficaces de communication. Ils permettent notamment de diffuser les actualités, les mises à jour ou même les dernières réalisations de l'entreprise à l'ensemble des employés. Vous avez reçu une récompense ? Vous sortez un nouveau produit ? Faites-le savoir à l'ensemble de vos équipes !
Les newsletters peuvent alors inclure différents formats, qu'il s'agisse d'articles traditionnels comme d'interviews, d'événements à venir, etc. Quoi qu'il en soit, l'objectif reste le même : renforcer le sentiment d'appartenance des employés !
L'organigramme général et les coordonnées des employés
Autre élément imparable pour faciliter la communication interne : l'organigramme. Celui-ci permet de visualiser la structure globale de l'entreprise et de connaître le rôle de chacun, ainsi que la place de tel ou tel collaborateur au sein de la hiérarchie. Pour faciliter encore davantage les échanges, certains organigrammes comportent même des informations complémentaires telles que les coordonnées des employés, leur numéro de téléphone pro, leur adresse mail professionnelle, etc.
Les sondages internes comme moyens d'expression rapides
Pour favoriser la communication bilatérale, il est capital d'offrir aux employés des moyens de s'exprimer. Les sondages internes sont donc particulièrement préconisés. Ils permettent aux collaborateurs de s'exprimer rapidement par une voix, pour donner leur opinion. Les sondages peuvent notamment servir à mesurer la satisfaction des employés sur différents aspects de l'entreprise. En renforçant l'engagement des collaborateurs, les sondages internes sont aussi d'excellents moyens d'identifier les besoins et d'apporter des améliorations.
La messagerie instantanée interne pour fluidifier les échanges
Slack, Microsoft Teams, Google Chat… Tous ces outils sont fréquemment utilisés dans les entreprises. Ces messageries instantanées permettent de transmettre des messages en temps réel. Elles permettent donc aux employés de communiquer rapidement, de partager des informations, de collaborer sur des projets et de résoudre des problèmes de manière plus facile, sans devoir se déplacer d'un bureau à un autre, et sans même devoir décrocher son téléphone.
Pour bon nombre d'employés, la messagerie instantanée favorise aussi la convivialité. En échangeant de façon rapide et informelle, cela renforce encore les liens entre les différents membres de l'équipe.
Les réseaux sociaux : un enjeu de communication interne
Les réseaux sociaux en entreprise sont des supports indispensables à la visibilité des action et du travail des salariés vers le reste du monde. Chaque réseau a ses propres objectifs et permet de mettre en lumière de différentes manières chaque projet de l'entreprise.
Mais dans cet objectif d'externalisation de l'information, comment les réseaux sociaux peuvent-ils favoriser la communication interne ?
Eh bien en prenant en compte la valorisation du travail, ces supports vont permettre aux collaborateurs de créer un sentiment fort d'appartenance à leur entreprise. Rien de tel que la mise en valeur d'un bon travail avec le nom de la personne en charge du projet tagué sur la photo ou la vidéo !
D'un autre côté, les réseaux sociaux sont aussi le lieu de la mise en valeur des actions internes autour du personnel : journée team building, vie de bureau, interview d'un collaborateur, immersion au sein d'un service pour une journée spéciale, présentation des nouveaux collaborateurs qui viennent d'intégrer l'entreprise... Les idées d'actions de communication interne sur les réseaux sociaux traditionnels comme Instagram, Facebook ou LinkedIn sont nombreuses !
N'oubliez pas qu'une image vaut parfois mieux que mille mots : en plus de remercier le collaborateur qui part à la retraite, pourquoi ne pas lui dédier des stories sur Instagram ou une interview axée sur sa motivation et ses conseils pour les abonnés de TikTok ? Ce type de communication interne/externe va certes montrer une belle image de votre entreprise au internautes, mais également motiver les nouveaux talents à vous rejoindre dans le cadre d'un plan de recrutement. Les pépites cherchent des conditions de travail uniques, en plus des conditions liées à leur statut dans l'entreprise : en mettant en valeur vos actions de communication, vous leur donnerez envie de vous rejoindre !
Les outils de communication internes sont de plus en plus nombreux à voir le jour en entreprise. Aussi, l'affichage des bonnes actions de votre entreprise et des points positifs de votre culture d'entreprise peut se faire via des supports divers, même des réseaux comme détournés de leur objectif premier ! Les actions de communication interne favorisent la transparence et l'esprit collaboratif au sein des structures. Faites de la communication interne un nouveau levier de progression !