Comptabilité e-commerce : Comment bien gérer votre tpe et micro-entreprise ?

Vous venez de créer votre micro-entreprise et vous n’y connaissez pas grand-chose en comptabilité ? Ou vous avez déjà un statut d’entrepreneur depuis quelques temps, mais vous pensez qu’il est possible de mieux gérer votre comptabilité ?

Cet article va vous aider à mieux comprendre la comptabilité de la TPE et de la micro-entreprise. Ces quelques conseils vous feront gagner un temps précieux et beaucoup de sérénité dans l’élaboration ou la délégation de la gestion de vos comptes.

Ce gain de temps aura un impact favorable sur le chiffre d’affaires, puisqu’en consacrant un minimum de temps et d’énergie à sa comptabilité, il y en a plus de disponible pour son cœur de métier.

La comptabilité, qu'est-ce que c'est ?

La comptabilité est une discipline pratique. Elle permet de délivrer, en temps réel et continu, l’état financier d’une entreprise ou micro-entreprise. Elle a donc un double rôle : un rôle informatif, mais aussi un rôle gestionnaire.

Le rôle information

En vous occupant régulièrement la gestion de vos comptes, vous vous tenez au courant :

• de l’argent qui rentre et qui sort de votre société au jour le jour ;
• de la somme totale d’argent qui est rentrée et sortie sur une année complète.

Cela vous permet d’avoir une idée de l’état de santé financière de votre entreprise.

Mais cela n’est pas utile seulement pour vous. Cela est aussi utile à l’État, pour qu’il sache quelles taxes vous devez payer.

Les éléments transmis permettent également de réaliser des statistiques pour savoir si les entreprises françaises se portent bien financièrement. Et de prévoir éventuellement plus d’aides à leur égard.

Le rôle de gestion

C’est bien beau d’avoir toutes ces informations, mais encore faut-il savoir quoi en faire ! C’est là qu’intervient le deuxième rôle de la comptabilité : la gestion.

Si vous savez précisément combien la société a d’argent à un instant-T, vous allez beaucoup plus facilement savoir si vous pouvez acheter, par exemple, du nouveau matériel, ou vous payer une formation. Si vous voyez que vous avez peu d’entrées d’argent sur une période, vous allez pouvoir réfléchir à des solutions pour les augmenter.

Sur des périodes plus longues, votre comptabilité va vous permettre d’établir des plans de financement et d’investissement. Si vous planifiez bien les choses, vous gagnerez du temps et de l’argent.

Les objectifs et les obligations de la comptabilité

La loi française oblige les TPE et micro-entreprises à réaliser, au quotidien, certaines choses dans la gestion de leurs comptes : on parle d’obligations comptables.

Il est facile de retrouver les textes de loi qui résument ces contraintes. En revanche, l’information brute est parfois dure à saisir, d’où l’intérêt de lire plutôt des guides comme celui-ci.

L’objectif de ces impératifs est double :

• aider les entreprises à mieux se gérer ;
• pouvoir prélever des cotisations et impôts adaptés en fonction des activités et ressources de l’entreprise.

Le B-A BA

Voici les éléments de base à connaître pour débuter en comptabilité.

Compte bancaire dédié

Que vous ayez une TPE ou une micro-entreprise, vous avez l’obligation de créer un compte bancaire dédié. Vous ne pouvez pas utiliser le compte bancaire que vous utilisez dans la vie de tous les jours pour faire vos courses personnelles et payer vos factures personnelles.

Attention cependant, il est obligatoire d’avoir un compte bancaire dédié mais pas forcément un compte bancaire professionnel. Vous pouvez avoir un deuxième compte courant classique pour votre micro-entreprise. Cela revient souvent moins cher.

Cette nuance est importante car sur un an, elle fera gagner de l’argent.

Astuce : vous pouvez conserver votre compte personnel dans votre banque classique et ouvrir un autre compte courant dans une banque en ligne. Cela peut vous coûter 0 euro / mois si vous n’avez pas besoin de services spécifiques.

Livre de recettes et chiffre d’affaires

Votre autre obligation comptable est de réaliser un livre de recettes. Cela signifie que vous devez enregistrer toutes les sommes d’argent que vous recevez, à la date où vous les recevez. Et non à la date où vous facturez un service ou une vente.

Ce livre de recettes peut être réalisé au format papier, sur EXCEL ou via un logiciel de gestion comptable. Il faut, à chaque fois, indiquer le mode de règlement (espèces, virement, CB, etc.) et les numéros de facture qui correspondent.

Ce livre de recettes permettra de calculer le chiffre d’affaires en fin d’année.

Le chiffre d’affaires, c’est simplement la somme de toutes les recettes. Peu importe les dépenses engendrées, le chiffre d’affaires ne les prend pas en compte.

Vous aurez besoin de déclarer ce chiffre d’affaires pour que vos cotisations et vos impôts soient recalculés.

Gérer sa facturation

Lorsque vous êtes une entreprise ou micro-entreprise, vous avez l’obligation de faire des factures pour vous faire payer. Sinon, cela est considéré comme du travail non déclaré. C’est totalement illégal.

Les factures doivent être réalisées si vous vendez un bien ou un service, même s’il est dématérialisé.

Pour réaliser les factures, vous pouvez télécharger des modèles type tout fait en format DOC. Ils contiennent toutes les informations obligatoires à faire figurer.

Vous n’aurez alors plus qu’à les remplir à chaque fois. Vous devrez aussi bien nommer vos factures dans l’ordre chronologique.

Si vous avez beaucoup de factures, vous pouvez utiliser plutôt un logiciel de comptabilité et gestion pour les éditer.

Organiser la comptabilité de votre entreprise

La comptabilité d’une TPE et d’une micro-entreprise diffère quelque peu. C’est pour cela que vous devez vous renseigner sur la comptabilité spécifique liée à votre statut. Et ne pas oublier de vous former à nouveau si un jour, vous changez de statut.

Faire sa comptabilité soi-même dans une TPE

Gérer ses comptes soi-même sous le statut de TPE est tout à fait possible.

Surtout si votre TPE peut bénéficier du régime du micro-BNC ou micro-BIC. Dans ce cas, votre gestion comptable sera celle d’une micro-entreprise, vous aurez très peu d’obligations comptables.

Dans cette section, c’est la comptabilité d’une TPE au régime “simplifié” ou “réel normal” qui est évoquée. En cas de TPE au régime micro-BNC ou micro-BIC, se reporter à la comptabilité de la micro-entreprise.

Bien s’organiser

Vous devez déjà bien connaître :

• le statut de votre société ;
• le régime auquel vous devez vous soumettre (ou auquel vous décidez de vous soumettre) ;
• les obligations comptables en lien avec votre statut et votre régime.

Si vous ne trouvez pas rapidement ces informations par internet, vous pouvez vous faire aider par un organisme spécialisé (cf infra).

Les travaux comptables

Votre banque peut exiger régulièrement votre bilan comptable et votre compte de résultat.

Le bilan comptable de votre entreprise évolue tous les jours. C’est une photo des finances de votre affaire, à l’instant T : tout ce qu’elle a déjà encaissé et qu’elle a sur son compte, en trésorerie et physiquement (stocks, immobilisation, liquide, etc.) et ce qu’elle doit (dettes, factures à régler).

Des logiciels permettent d’avoir automatiquement accès à un bilan comptable.

Le compte de résultat est calculé généralement en fin d’année. C’est la différence entre :

• les produits de l’entreprise : tout ce qu’elle a gagné sur la période écoulée, soit, principalement, son chiffre d’affaires ;
• les charges de l’entreprise : tout ce qu’elle a dépensé sur la période écoulée. Ce chiffre contient principalement les charges d’exploitation (fournitures), les charges de personnel (salaires), les charges externes (loyer, assurances) et les impôts et taxes.

Là encore, un logiciel ou une application de gestion comptable permettra de calculer rapidement et, sans erreur, son compte de résultat.

Les obligations comptables

Les obligations comptables d’une TPE vont dépendre de son régime. Elles seront a minima les mêmes que celles des micro-entreprises (compte bancaire dédié, réalisation d’un livret de recettes, calcul et déclaration du chiffre d’affaires, facturation).

Toutefois, elles pourront aussi avoir d’autres impératifs. On parle de comptabilité commerciale. Voici les principales contraintes :

• établir un livre-journal. Il comprend toutes les entrées et sorties d’argent enregistrées au jour le jour ;
• établir un grand livre. Il intègre toutes les données issues du livre-journal mais les réorganise différemment, en fonction d’un plan de compte défini en amont ;
• comptabiliser l’ensemble des mouvements qui ont un impact sur le patrimoine ;
• réaliser un inventaire annuel.

Les obligations comptables de la TPE soumise au régime simplifié ou réel normal sont exigeantes. Elles nécessitent souvent de faire appel à un expert-comptable. Ou alors, il faut accepter de passer un temps conséquent à se former en comptabilité.

Faire sa comptabilité soi-même dans une micro-entreprise

En micro-entreprise, même si vous n’avez jamais fait de comptabilité, vous pouvez vous lancer tout seul dans la gestion de vos comptes. C’est aussi le cas si vous avez une TPE qui relève du régime micro-BNC ou micro-BIC.

Bien s’organiser

Avant chaque nouvelle année comptable (généralement en janvier), il faut bien que vous réfléchissiez à comment vous voulez vous organiser dans vos comptes. Vous devez être capable de répondre aux questions suivantes :

• Est-ce que vous voulez gérer vos comptes en totale autonomie ou non ?

• Le cas échéant, par qui voulez-vous vous faire aider ?

• Est-ce que vous réalisez toute votre gestion comptable au format papier ? Sous word et excel ? Via une application ou un logiciel de comptabilité ?

• À quelle fréquence vous gérez votre comptabilité (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, seulement en fin d’année) ?

• Sur quels créneaux horaires vous avez du temps à consacrer à la gestion comptable ?

Les travaux comptables

Réaliser ce type de travaux n’est pas obligatoire. Mais cela aide à y voir plus clair.

Ce sont eux qui vous donnent une idée précise de combien d’argent votre micro-entreprise dispose, ou de combien d’argent elle doit.

A minima, il est pertinent de les calculer au moins une fois par :

• le chiffre d’affaires de la micro-entreprise. Pour cela, on additionne tout l’argent reçu ;
• le compte de résultat de la société. Pour cela, on soustrait à tout l’argent reçu, la somme des dépenses de l’année.

Cela permettra d’y voir plus clair pour l’année à venir.

Les obligations comptables

Les obligations d’une micro-entreprise sont minimales. Il s’agit :

• d’avoir un compte bancaire dédié ;
• de tenir un livre-journal des recettes ;
• de réaliser des factures ;
• et, seulement pour les micro-entreprises dont le plus gros de l’activité est de vendre des marchandises, tenir un registre des achats.

Comment bien se former avec les organismes spécialisés ?

Internet permet, déjà, de très bien se former à la comptabilité, à condition de consulter des sites fiables.

Il existe également des organismes, associations et professionnels dont l’activité est dédiée à la formation et à l’accompagnement de la gestion comptable des entrepreneurs.

Voici les principaux organismes qui peuvent vous aider.

• BPI France

C’est un organisme français qui aide les entreprises à se développer. Il délivre gratuitement des conseils et regorge de ressources en ligne gratuites. Il peut aussi parfois aider financièrement les sociétés face à un problème de trésorerie.

• CCI France

La Chambre de Commerce et d’Industrie est aussi là pour soutenir le développement économique des entreprises françaises. Elle diffuse également des ressources gratuites accessibles via son site internet. Elle propose aussi parfois des formations à distance ou en présentiel sur la gestion des affaires.

Son site est cependant moins moderne et ergonomique que celui de la BPI.

• Les régions et collectivités

Les régions, les départements et les communes proposent régulièrement des formations et de l’assistance aux entreprises, notamment aux petites sociétés.

Vous pouvez solliciter votre mairie pour savoir quel accompagnement en comptabilité est possible sur votre commune. S’il n’y a rien au niveau communal, vous pouvez contacter votre Conseil départemental ou régional.

Se faire accompagner

Gérer tout seul sa comptabilité peut être source de stress. Heureusement, il existe des possibilités pour se faire aider.

• Les experts-comptables

Il n’est pas du tout obligatoire de faire appel à un expert-comptable pour une TPE ou une micro-entreprise. De plus, même sans connaissance avancée en gestion de comptes, il est possible de gérer ses comptes tout seul.

Dans quel cas de figure devez-vous quand même réfléchir à faire appel à un expert-comptable ? Les voici :

• en cas de fort développement de votre société, pour savoir s’il vaudrait mieux changer de régime d’imposition ;
• si vous n’avez vraiment pas envie de gérer vos comptes.

Il existe des offres en ligne pour des services d’expertise-comptable, souvent moins onéreuses.

• Les associations agréées

Comme leur nom l’indique, les associations agréées (AGA) ne sont pas à but lucratif. Elles sont vraiment là pour aider les entrepreneurs dans leur activité de gestion comptable. Elles proposent des services d’aide et de formation en gestion comptable.

Mais les AGA ne sont pas là pour faire à votre place. Tout au plus, elles répondent aux questions de leurs adhérents et vérifient leur comptabilité.

Pour bénéficier des services des associations agréées, vous devez y adhérer. Cela coûte quelques dizaines ou centaines d’euros par an selon votre activité. Vous avez tout intérêt à choisir une AGA qui connaît bien votre secteur d’activité : bâtiment, e-commerce, santé, etc.

Comment bien choisir votre logiciel de comptabilité ?

Tout va dépendre de la nature de l’activité de votre société et de votre statut.

Pour tous, cependant, le principe de base est le même : pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ?

Quel type de logiciel ?

En micro-entreprise, vous aurez besoin d’un logiciel qui vous permettra, a minima, de tenir votre livre de recettes et éventuellement votre registre des achats.

Cela peut être fait avec un simple cahier de brouillon, un tableur Excel ou un logiciel gratuit ou payant trouvé rapidement via un moteur de recherche.

Si vous souhaitez également réaliser votre facturation, vos devis, vos bons de commandes ou vos bons de livraison via la même interface, alors vous allez choisir un logiciel qui intègre ces fonctions. Mais si vous avez peu à faire, vous pourriez aussi simplement les réaliser avec un quelconque traitement de texte.

Si vous avez une boutique e-commerce, il faudra que vous choisissiez un logiciel de comptabilité qui permet l’intégration de la boutique en ligne. Cela fera gagner un précieux temps en synchronisation.

Si vous avez monté une TPE, un logiciel de gestion comptable assez complet s’avère indispensable. Pour trouver le bon logiciel, mieux vaut chercher en fonction de son secteur d’activité.

Si votre société gère beaucoup de ventes et de stocks, le logiciel de comptabilité et gestion devra contenir plus d’options que si votre société propose simplement des services chez le particulier.

Comment trouver le bon logiciel ?

Voici comment trouver le logiciel adapté à vos besoins, en 4 étapes :

1. Je recherche, dans Google, « logiciel comptabilité mon activité ». Par exemple, « logiciel comptabilité e-commerce ». Je peux préciser la notion de gratuit ou payant. Je peux aussi chercher du côté des applications en ligne : « appli comptabilité mon activité ».
2. Regardez les premiers résultats naturels, et non ceux mis en avant par des annonces publicitaires.
3. Parcourez les sites internet des marques de 2 ou 3 logiciels. Sélectionnez celui qui vous attire le plus, qui semble disposer de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pouvez, éventuellement, aussi lire des avis d’utilisateurs sur des sites indépendants.
4. Essayez-le une dizaine de minutes (souvent, une version démo est disponible gratuitement, même pour les logiciels payants) et adoptez-le si cela vous satisfait. Sinon, testez-en un autre parmi ceux repérés.

Conclusion : faire soi-même ou être accompagné ?

En tant que professionnel et e-commerçant, vous pouvez gérer, vous-même, votre comptabilité, de A à Z. Et ce même sans investir dans un quelconque logiciel.

En revanche, dès que votre business e-commerce prend plus d’essor, vous serez probablement contraint de faire appel à un expert-comptable. Cela vous permettra, par ailleurs, de vous concentrer sur la commercialisation de vos produits et l’animation de votre boutique en ligne.