Vous êtes e-commerçant et vous rêvez de faire parler de votre marque dans les médias ? Le dossier de presse est votre ticket d’entrée ! Dans cet article, nous allons vous dévoiler comment créer un dossier de presse, spécialement taillé pour capter l’attention des journalistes et faire briller votre e-commerce.
Des principales techniques de rédaction, en passant par la diffusion de votre dossier de presse, nous allons vous livrer toutes les meilleures astuces pour transformer votre information en un véritable buzz médiatique !
Qu’est-ce qu’un dossier de presse ?
Définition du dossier de presse
Le dossier de presse est un fichier stratégique, imaginé pour séduire les journalistes et les médias. Sa raison d’être ? Présenter de manière exhaustive votre entreprise, vos produits, vos événements ou toute actualité importante relative à votre boutique en ligne. Par son format détaillé et structuré, il est un outil essentiel pour accroître votre visibilité et votre crédibilité.
En somme, le dossier de presse est un peu comme à une "carte de visite très enrichie", spécialement conçue pour le monde médiatique.
Exemple de mail présentant le dossier de presse à télécharger avec un aperçu directement dans le corps du mail.
Les relations presse avec les médias sont parfois déléguées à des agences de presse qui se chargent alors de créer vos dossiers de presse et un plan de communication. Ce sont des professionnels du milieu qui connaissent personnellement chaque journaliste et chaque média. Une solution pour les entreprises qui disposent d'un budget com' conséquent.
Pour en savoir plus, voici quelques conseils sur la relation presse
Quelle est la différence entre un dossier de presse et un communiqué de presse ?
Mais savez-vous distinguer le dossier de presse du communiqué de presse ?
Le communiqué de presse est bref. Il fait généralement une page et se concentre sur une seule annonce ou information clé. Il s’apparente plutôt à un flash d’actualité destiné à capter rapidement l’intérêt.
Le dossier de presse, quant à lui, est beaucoup plus complet. Il rassemble une multitude d’informations pertinentes sur votre entreprise, vos produits, et vos projets futurs.
Pour faire un parallèle, le communiqué de presse pique la curiosité, tandis que le dossier de presse nourrit l'intérêt en profondeur.
Dans les faits, vous allez plutôt envoyer un dossier de presse en format PDF ou en livret papier, alors qu'un communiqué de presse peut être envoyé directement dans le corps d'un mail. Néanmoins, ne vous formalisez pas sur le terme exact car la distinction n'est pas souvent respectée dans le milieu.
Dans le jargon journalistique, voici donc les termes similaires :
- Dossier de presse (DP) : Un dossier de presse est un ensemble de documents fourni aux journalistes pour leur donner une vue d’ensemble complète et détaillée sur un event, une entreprise, un produit ou une campagne. Il contient souvent un communiqué de presse, des fiches techniques, des biographies, des photos, des graphiques, des rapports et d’autres informations pertinentes.
- Communiqué de presse (CP) : Un communiqué de presse est un format court et concis destiné à informer les médias et le public d’une nouvelle importante. Il est généralement rédigé sous forme de texte structuré avec un titre, un corps de texte, et des informations de contact. Le but est de transmettre des informations précises et factuelles qui peuvent être reprises et diffusées par les journalistes.
- Press kit : Le terme “press kit” est l’équivalent anglais de “dossier de presse”. Il s’agit donc du même ensemble de documents destinés à fournir aux journalistes toutes les informations nécessaires et les visuels qui traitent d'un sujet précis.
Exemple d'un communiqué de presse téléchargé en format PDF, ouvert suite au clic sur le bouton CTA.
Comment construire et diffuser un dossier de presse ?
Créer un dossier de presse efficace demande une préparation minutieuse et une stratégie bien pensée. Vous comptiez improviser ? Oubliez vite cette idée ! Voici comment procéder, étape par étape, pour capter durablement l'intérêt des journalistes et faire parler de votre marque.
Étape 1 : Déterminer l'information à transmettre (événement, sortie, promotion)
Avant de vous lancer, encore faut-il savoir de quoi vous souhaitez parler… Commencez donc par déterminer l'information principale que vous voulez communiquer.
S'agit-il d'un lancement de produit, d'une promotion spéciale, d'un événement marquant ou simplement la présentation détaillée de votre entreprise ainsi que son historique ? Identifiez ce qui est susceptible d'intéresser les journalistes et les lecteurs. Posez-vous la question : "Pourquoi cette information mérite-t-elle d'être relayée ?". La logique de ce raisonnement est implacable : plus votre sujet sera pertinent et d'actualité, plus il stimulera l'intérêt.
Étape 2 : Bien structurer les pages
Si votre dossier est assez long, pour chaque section de votre dossier de presse, veillez à adopter une structure à la fois claire et logique pour captiver votre audience :
- Commencez chaque rubrique par un titre accrocheur qui résume parfaitement la section à venir. Cette accroche doit susciter l’intérêt et donner envie de lire la suite.
- Poursuivez avec une introduction concise qui offre un aperçu des informations détaillées à suivre. Cette introduction doit poser le contexte et préparer le lecteur à ce qu’il va découvrir.
- Utilisez des sous-titres pour organiser votre texte de manière cohérente. Les sous-titres aident à structurer les données et à guider le lecteur à travers les différentes sections.
- Intégrez des paragraphes courts et des listes à puces pour aérer le texte et faciliter la lecture. Un dossier bien espacé est plus agréable à lire !
- N’oubliez pas d’inclure des éléments graphiques. Des photos, des infographies ou des graphiques peuvent illustrer vos propos et les rendre plus percutants. Les images apportent une dimension supplémentaire à votre message.
- Terminez chaque section avec un rappel des points importants ou une présentation de votre entreprise. Cette pratique permet de maintenir l’intérêt du lecteur et d’encourager l’engagement. Une conclusion bien formulée donne une impression de complétude et incite à poursuivre la lecture ou à passer à l’action.
Cette approche assure que chaque partie de votre dossier de presse est non seulement informative, mais aussi engageante et facile à lire.
Étape 3 : Générer des contenus visuels
Les contenus images et photo sont la clé pour une campagne percutante. Ils sont essentiels pour rendre vos messages plus forts. Ne vous limitez pas à un seul type de visuel, variez les plaisirs et les supports !
Intégrez des photos de qualité de vos produits ou de vos services en action. Ces images réelles donnent une transparence et une authenticité qui rassurent votre audience et renforcent votre crédibilité. Une bonne photo peut dire mille mots et transmettre une histoire instantanément !
Exemple de mail / dossier de presse d'une nouvelle collection de vêtement avec aperçu en visuels.
Utilisez des infographies pour expliquer vos données complexes de manière ludique. Les infographies transforment les données denses en images faciles à comprendre. Elles sont parfaites pour illustrer des statistiques, des processus de création ou des comparaisons, ce qui votre dossier de presse plus interactif.
Ajoutez des illustrations et des dessins originaux pour donner une touche unique à votre dossier. Les illustrations peuvent humaniser votre discours et le rendre plus chaleureux en ajoutant une dimension artistique. Elles peuvent aider à exprimer des concepts difficiles à photographier !
Étape 4 : Créer un template unique
Pourquoi faire comme tout le monde alors que vous pourriez vous démarquer ? Misez sur un template unique (mais professionnel). Il vous aidera à renforcer l'identité visuelle de votre marque alors pour cela, utilisez vos couleurs, vos polices et votre logo.
Servez-vous de votre dossier de presse pour maintenir votre cohérence visuelle : un template bien conçu sera aussi le reflet de votre professionnalisme. Qui plus est, il contribuera également à rendre votre dossier de presse reconnaissable au premier coup d'œil !
Utilisez vos couleurs de marque pour créer une cohérence visuelle. Les couleurs ne sont pas seulement esthétiques, elles véhiculent des émotions et des valeurs. Elles doivent être utilisées de manière stratégique pour guider l’œil du lecteur et mettre en avant les détails clés.
Choisissez des polices spéciales qui correspondent à votre image de marque. Les polices de caractère sont un élément important de votre identité visuelle. Elles doivent être lisibles tout en reflétant le ton et le style de votre entreprise.
Intégrez votre logo de manière subtile sur chaque feuille. Le logo est le symbole de votre marque, son intégration renforce la reconnaissance et l’association avec vos valeurs et votre professionnalisme.
Ajoutez des éléments graphiques uniques, comme des bordures, des icônes personnalisées, et des arrière-plans texturés qui renforcent l’identité visuelle de votre marque. Ces petits détails peuvent faire une grande différence en termes de perception de qualité et de professionnalisme.
Étape 5 : Soigner la mise en page et le design
La mise en page de votre dossier de presse doit être soigneusement pensée pour offrir une expérience de lecture agréable et intuitive. Une bonne mise en forme ne se remarque pas, mais elle guide le lecteur naturellement à travers votre discours.
Utilisez des titres et des sous-titres pour structurer votre texte. Ils permettent de hiérarchiser l’information et de faciliter la navigation. Les lecteurs peuvent ainsi trouver rapidement les informations qui les intéressent.
Privilégiez les espaces blancs pour éviter l’encombrement visuel. Les espaces blancs ne sont pas des espaces perdus, ils donnent de la respiration à votre document et le rendent plus lisible. Une page aérée est plus invitante et moins intimidante pour le lecteur.
Choisissez des polices lisibles et cohérentes. Évitez de multiplier les styles de polices, cela peut rendre le texte confus et désordonné. Une ou deux polices bien choisies suffisent pour assurer une lecture agréable.
Privilégiez les paragraphes courts et les listes à puces : les blocs de texte trop longs peuvent décourager la lecture. Des paragraphes concis et des listes structurées permettent une lecture rapide.
Étape 6 : Construire des textes promotionnels
Les textes promotionnels de votre dossier de presse doivent être bien rédigés : leur mission est de mettre en avant ce qui rend votre entreprise ou votre article phare incontournables, tout en restant authentique et crédible.
Rédigez des accroches percutantes pour captiver dès les premières lignes : une bonne accroche doit intriguer et inciter à poursuivre la lecture. Puis mettez en avant les avantages uniques de votre entreprise ou de votre best-seller. Qu’est-ce qui vous distingue de la concurrence ? Pourquoi votre offre est-elle exceptionnelle ? Soyez précis et convaincant, sans en faire trop.
Surtout, restez authentique et évitez la surenchère. Les lecteurs sont de plus en plus avertis et peuvent détecter rapidement les exagérations. Une communication honnête et transparente est toujours plus efficace à long terme.
Même si vous vous adressez à des personnes qui connaissent votre milieu, évitez le jargon technique qui pourrait dérouter une partie de votre audience et référez des termes simples et compréhensibles par tous. Rien de mieux que de se placer à la portée de tous, sans chichi !
Terminez enfin vos sections par des appels à l’action. Que souhaitez-vous que le lecteur fasse après avoir lu votre dossier de presse ? Ajoutez des invitations claires à en savoir plus, à télécharger vos visuels, à visiter votre site web, ou à contacter votre entreprise pour plus de détails.
Exemple d'une annonce envoyée aux journalistes par mail avec un texte neutre et informatif.
Étape 7 : Constituer une base de données de journalistes
Tous les médias ne s’intéresseront pas forcément à votre sujet et à votre secteur d’activité… Si vous vendez des costumes pour hommes, inutile de vous adresser au magazine « Chasse et pêche » !
Identifiez donc d’abord les journalistes et les médias pertinents pour votre secteur. Construisez-vous une base de données avec leurs coordonnées et tenez-la à jour. Cela vous permettra de personnaliser vos envois pour maximiser vos chances d'intéresser.
Étape 8 : Choisissez le type d'envoi (email ou courrier)
La plupart du temps, l'email est le moyen le plus rapide et le plus efficace pour envoyer un dossier de presse. Toutefois, pour des occasions spéciales ou des annonces particulièrement importantes, une campagne par courrier peut se révéler plus impactante. L’ancienne méthode fait toujours son petit effet !
Une campagne "papier" par courrier peut se révéler beaucoup plus convaincante. Recevoir un dossier de presse physique, soigneusement présenté et parfois accompagné de goodies, peut marquer les esprits et distinguer votre dossier de la masse des emails reçus quotidiennement. L’ancienne méthode conserve son charme et son efficacité... à vous de choisir aussi selon votre budget marketing !
Par e-mail, vous pouvez proposer de cliquer sur un CTA pour accéder au dossier et présenter de manière brève le contenu de votre CP qui va ensuite s'ouvrir en format PDF.
Étape 9 : Savoir quand envoyer un dossier de presse
Enfin, sachez que le timing est essentiel pour maximiser l'impact d’un dossier de presse. Envoyer votre dossier au bon moment peut alors faire la différence entre une couverture médiatique étendue et une indifférence totale.
- Choisissez des moments stratégiques
Pour intéresser les journalistes, il est préférable de planifier vos envois en fonction des calendriers éditoriaux et des périodes de forte actualité dans votre secteur. Par exemple, si vous lancez un produit technologique, envoyez votre dossier quelques semaines avant un grand salon ou une conférence majeure dans ce domaine. Les retombées seront forcément plus au rendez-vous.
Évitez les périodes de faible activité, comme les grandes vacances ou les jours fériés, où les journalistes sont moins disponibles et où les rédactions fonctionnent au ralenti.
- Anticipez les délais
Sachez aussi que les journalistes planifient souvent leurs sujets à l’avance. Pour une annonce d’événement, anticipez et envoyez votre dossier de presse environ six semaines avant la date. Pour un lancement de produit, un délai de trois à quatre semaines est généralement approprié.
Ces délais permettront aux journalistes d’intégrer votre information dans leur planning et de préparer des articles ou des reportages plus qualitatifs à votre égard.
- Envoyez des rappels
Dans le cadre de votre stratégie marketing, envoyer des rappels aux journalistes peut s’avérer très efficace pour stimuler leur intérêt. Un rappel envoyé une semaine avant la date clé permet de remettre votre annonce en tête de leurs préoccupations. Soyez bref, courtois et direct dans vos rappels, et n’insistez jamais outre mesure au risque de paraître insistant ou agaçant, ce qui serait contre-productif.
- Tenez compte des actualités
L’actualité est cyclique, avec des périodes de creux et de pics, et il est crucial de prendre cela en compte dans votre stratégie de communication. Pour sortir du lot, évitez de planifier la parution de votre annonce en plein milieu d’une grande annonce nationale ou internationale. Soyez attentif aux événements susceptibles de détourner votre destinataire de votre nouvelle. Si vous estimez qu’une annonce majeure peut éclipser votre lancement, n’hésitez pas à décaler le partage de votre dossier de presse. Une bonne connaissance des cycles d’actualité vous permettra de choisir le moment le plus opportun pour maximiser votre impact.
Quelques astuces supplémentaires
Planifiez vos envois : Choisissez des moments stratégiques pour envoyer votre dossier de presse. Évitez les périodes de forte actualité, comme les grandes vacances ou les périodes électorales, où votre information pourrait passer inaperçue. Utilisez un calendrier médiatique pour identifier les moments où votre annonce aura le plus d’impact.
Suivez les réactions : Soyez prêt à répondre rapidement aux questions des journalistes et à donner des détails complémentaires sans attendre. Un suivi efficace démontre non seulement votre professionnalisme mais aussi votre réactivité.
Mettez-le à jour régulièrement : Un dossier de presse doit évoluer avec votre entreprise. Actualisez-le régulièrement avec les dernières nouvelles, les développements récents, et les succès majeurs. Un dossier à jour est plus pertinent, plus crédible et montre que votre entreprise reste dynamique et active.
- Créez un espace presse en ligne dédié à toutes vos communications : les grandes maisons font souvent cette démarche. Vous pouvez imaginer, à votre niveau, créer un Dropbox ou un Drive partagé avec toutes vos annonces, vos visuels, vos actualités, vos DP, et envoyer le lien vers votre dossier dans un mail aux journalistes selon l'actualité.
Exemple d'espace presse de grande maison dédié à la mise en avant d'annonces et au téléchargement rapide des visuels par les journalistes disposant d'un accès.
Exemple d'email partageant une sélection de produits sur le thème "La chaleur du marron" à destination de la presse mode, avec un lien Dropbox complet comportant images et DP.
Comment écrire et bien rédiger un dossier de presse original ?
Rédiger un communiqué de presse ou un dossier de presse nécessite de se pencher sur différents aspects essentiels : la structure, le contenu et le style. Chaque élément doit être soigneusement pensé pour interpeler, informer et inciter à l’action.
Faire la liste des éléments importants à mettre en avant
Le format que vous choisirez pour votre dossier de presse influence inévitablement la manière dont vous présenterez votre information et la perception qu’en auront vos destinataires.
Pour que votre dossier de presse soit complet et pertinent, assurez-vous d'y inclure :
La couverture : Elle doit être accrocheuse et représentative de votre marque. Ajoutez-y une image et une accroche. Vous ne devez alors avoir qu’un seul objectif en tête : donner envie de lire la suite !
Le sommaire : Facilitez la navigation dans votre dossier en y intégrant dès le départ un sommaire détaillé. Cela permettra aux lecteurs de trouver plus rapidement les informations qui les intéressent.
Le mot du ou des fondateur(s) : Humanisez votre dossier avec un petit mot personnel. Cette touche d’authenticité est toujours appréciée.
Le corps du dossier : C'est la partie principale, celle où vous détaillez votre information. Structurez-la en sections claires et concises, avec des sous-titres pour guider la lecture.
Vos chiffres : Mettez en avant les données et statistiques importantes de votre e-commerce, et montrez ainsi la croissance et le succès de votre entreprise. Les chiffres parlent d’eux-mêmes et apportent de la crédibilité au reste du récit.
Les contacts : Assurez-vous que les journalistes puissent facilement vous contacter pour des questions ou des interviews. Pour cela, incluez toutes les informations nécessaires : nom, téléphone, email, et éventuellement, liens vers vos réseaux sociaux.
Exemple de signature de mail du groupe Inditex avec mise en avant des sites et des marques du groupe. A ajouter : Prénom, Nom, N° de téléphone et adresse postale si nécessaire.
Choisissez le format qui correspond le mieux à votre objectif et à votre audience. Un fichier bien pensé et adapté à son support maximisera son efficacité et son impact.
Trouver son style d'écriture
Adoptez un style d'écriture en accord avec l’image de votre marque. Si votre entreprise est jeune et dynamique, optez pour un ton décontracté et énergique.
En revanche, si vous êtes dans un secteur plus traditionnel, un ton plus formel peut être plus approprié.
Dans tous les cas, utilisez des phrases courtes et évitez le jargon trop technique qui pourrait alourdir la lecture et la rendre peu compréhensible des personnes non initiées. Soyez engageant sans être arrogant !
Ni trop long ni trop souvent !
C’est un fait : les journalistes sont submergés d'informations. Un dossier de presse trop long risque donc de ne pas être lu en entier. Soyez précis, concis et accrocheur !
De même, n'envoyez pas de dossiers de presse trop souvent. Oui, vous devez communiquer… Mais non, vous ne devez pas harceler les journalistes pour faire parler de vous ni être trop intrusif !
Envoyez des informations uniquement lorsque vous avez quelque chose de vraiment pertinent à dire. Prévoyez toutefois un dossier plus complet pour les journalistes intéressés par votre annonce et qui souhaitent plus d'infos sur votre entreprise par exemple, ou l'origine de votre produit phare ou encore les coulisses de création.
Astuces supplémentaires pour une rédaction réussie
Relisez et corrigez : Les fautes d'orthographe et les erreurs de grammaire nuisent à la crédibilité. Relisez donc attentivement votre dossier de presse et, si possible, faites-le corriger par plusieurs personnes. Plusieurs regards avertis valent mieux qu’un !
Ajoutez des citations : Les citations des fondateurs ou des clients satisfaits peuvent ajouter de l'authenticité et de la profondeur à votre dossier de presse. Usez-en, sans en abuser !
Ajoutez des appels à l'action : Incitez les journalistes à agir, que ce soit pour vous contacter, assister à un event ou tester un produit.
Personnalisez vos envois : Adressez vos dossiers de presse à des journalistes précis en fonction de leur domaine de prédilection. Une approche personnalisée a toujours plus de chances de séduire.
- Mettez en avant les visuels : rien de tel que de beaux visuels pour donner aux journalistes l'envie de mentionner votre marque !
Exemple de CP où les visuels prennent une place centrale dans le corps du mail.
Faites briller votre entreprise
Réaliser un dossier de presse efficace est un véritable atout pour toutes les entreprises, notamment pour les e-commerçants souhaitant se démarquer et attirer les médias. Voici les différentes étapes clés à suivre pour garantir son succès :
- Identifiez votre cible : Avant de commencer, définissez clairement les journalistes et les médias que vous souhaitez atteindre pour adapter votre message en fonction de leurs intérêts.
- Structurez votre texte : Un dossier de presse bien structuré est essentiel. Utilisez des sections claires, des titres accrocheurs et différents sous-titres pour organiser vos informations de manière cohérente.
- Ajoutez des images fortes : Les photos, infographies et vidéos rendent votre dossier plus attractif et mémorable. Ils illustrent vos propos de manière dynamique et facilitent la compréhension des informations complexes.
- Rédigez des textes percutants : Vos textes doivent être clairs, concis et engageants. Évitez le jargon technique et mettez en avant ce qui rend votre entreprise ou produit unique.
- Choisissez le bon format : En fonction de l’ampleur de votre annonce, choisissez entre un dossier de presse détaillé, un communiqué de presse concis, ou un email direct.
- Planifiez vos campagnes : Choisissez des moments stratégiques pour envoyer votre dossier de presse en évitant les périodes de forte actualité.
Pour que l’effet escompté soit au rendez-vous, ne bâclez pas la conception de votre dossier de presse. Chaque détail compte pour attirer l'intérêt des journalistes et des médias. En suivant ces étapes et en tenant compte des cycles d’actualité, vous pouvez transformer votre information en un véritable buzz médiatique. Si vous rêvez de voir votre entreprise briller sous les feux des projecteurs, mettez-vous au travail et peaufinez chaque aspect de votre dossier de presse.
Un dossier de presse bien conçu est une arme puissante dans votre arsenal marketing. Il ne tient qu’à vous de maximiser son potentiel pour voir votre entreprise se démarquer et capter l'intérêt des médias. Avec une préparation minutieuse et une exécution soignée, votre entreprise pourra rayonner et attirer le buzz qu’elle mérite.
Ces conseils vous aideront à créer un dossier de presse qui interpelle les journalistes, des médias et de votre cible pour booster les chances de transformer votre annonce en un véritable succès médiatique !
