La gestion des approvisionnements : présentation et méthodes

Dans une entreprise, la gestion des approvisionnements est un élément essentiel et central. En effet, pour être rentable, une société ne doit pas surstocker. Elle doit trouver des moyens de vendre ses stocks et de commander en conséquence, ou de choisir des méthodes d'approvisionnement plus adaptées.

En revanche, pour satisfaire la demande de ses clients, elle ne doit pas non plus être en rupture de stock. Dans ce contexte, tout est une question d'équilibre et d'organisation.

Ainsi, comment bien gérer ces détails essentiels de l'organisation e-commerce ?

La gestion d'approvisionnement, c'est quoi ?

La gestion des approvisionnements est une fonction stratégique pour l'entreprise. Cette étape clé de la logistique e-commerce correspond à l'achat de marchandises et à leur entreposage en vue de leur revente. Voyons donc plus en détails de quoi il s'agit et quelles sont les différentes méthodes pour s'en charger de façon efficace.

Définition du mode d'approvisionnement

L'approvisionnement est un processus dont le but est de répondre aux besoins de l'entreprise en matière de produits ou de services. Il s'agit de trouver et de stocker tout ce qui est nécessaire au fonctionnement de la société, qu'il s'agisse des produits finis, des marchandises, des matières premières ou des pièces. Les approvisionnements sont ensuite transformés et/ou stockés, avant d'être revendus.

Selon le type d'entreprise, la gestion de l'approvisionnement peut prendre différentes formes. Par exemple, pour un artisan, il peut s'agir d'acheter des matériaux qui lui permettront ensuite de fabriquer ses produits. Pour une start-up, l'approvisionnement consiste à acheter des pièces dont la vocation est de fabriquer un produit technologique. Pour un e-commerce, la gestion de l'approvisionnement passe par l'achat des produits et leur stockage, avant que ces derniers ne soient achetés par les internautes.

Quels sont les objectifs de la fonction d'approvisionnement ?

Lorsque l'on parle de gestion d'approvisionnement, cela concerne un long processus, allant de la négociation des prix des matières premières jusqu'à leur achat, en passant par leur stockage et leur écoulement. L'approvisionnement se place donc au cœur de la stratégie financière d'une entreprise. D'ailleurs, toutes les sociétés sont concernées. Quel que soit la taille de la structure ou son secteur d'activité, la gestion de l'approvisionnement a un impact direct sur sa rentabilité.

Un approvisionnement mal géré peut se révéler extrêmement coûteux. Par exemple, lorsqu'il s'agit d'une entreprise de restauration, le fait de mal prévoir ses stocks et de commander trop de denrées périssables peut avoir des conséquences dramatiques. Si la clientèle n'est pas au rendez-vous et que le stock n'est pas écoulé, il s'agit d'une perte financière sèche. A contrario, lorsqu'une entreprise n'anticipe pas correctement la demande de ses clients et qu'elle se retrouve en rupture de stock, cela peut l'amener à passer à côté de nombreuses ventes. Là encore, il s'agit d'une perte d'argent.

L'objectif de la gestion de l'approvisionnement est d'améliorer la stratégie financière et l'organisation de l'entreprise, tout en visant une plus grande rentabilité.

Comment gérer les approvisionnements : les principes stratégiques

Pour gérer ses approvisionnements, il existe plusieurs méthodologies. D'ailleurs, mieux vaut vous prévenir tout de suite : aucune méthode n'est meilleure qu'une autre. En réalité, la solution adoptée doit simplement dépendre du mode de fonctionnement de l'entreprise et de ses besoins.

Selon la demande : la méthode de gestion d'approvisionnement à la demande se base sur du factuel.

Plusieurs procédés coexistent :

• La méthode calendaire : il s'agit de commander une quantité de produits précise à une date fixée d'avance, pour compléter le stock manquant et assurer le réassort, selon les ventes effectuées sur la période précédente ;
• La méthode Juste-à-temps (JAT) : elle consiste à limiter les frais de stock en achetant des produits uniquement à la demande. Il n'y a alors aucune anticipation, ce qui permet de limiter le gaspillage et d'optimiser au maximum sa trésorerie. En revanche, dans ce cas, il est indispensable de se reposer sur des prestataires agiles et très réactifs ;
• La méthode Kanban : dans ce cas, un stock minimum est défini. À partir de ce dernier, les achats sont effectués progressivement, en fonction du volume de commandes écoulées, de façon à préserver toujours le même stock. Il s'agit d'un fonctionnement à flux tirés qui diminue les coûts de production et de stockage, tout en offrant une excellente traçabilité des produits ;
• La méthode point de commande : celle-ci impose aussi la mise en place d'un stock minimum, de sécurité. Lorsque celui-ci est atteint, un nouvel approvisionnement est automatiquement déclenché. Par ce procédé, le surstockage est impossible.

Si les précédents modes de gestion se basaient essentiellement sur du factuel et sur des commandes concrètes, il est également possible d'anticiper les besoins des clients et la gestion des stocks e-commerce, en se basant sur des calculs et des analyses :

• La méthode empirique : celle-ci repose sur les demandes faites auprès des fournisseurs au cours de l'exercice précédent. Il s'agit d'observer le budget alloué aux commandes et les quantités achetées précédemment pour s'en inspirer, afin de satisfaire les besoins futurs de l'entreprise ;
• La méthode prévisionnelle : très proche de la méthode empirique, la méthode prévisionnelle se base aussi sur l'analyse de l'exercice précédent, tout en y ajoutant des études de marché et des analyses concurrentielles. La gestion de l'approvisionnement tient alors compte des achats déjà effectués, tout en se projetant sur l'évolution des commandes à venir.

Quelles sont les étapes du système d'approvisionnement ?

Le système d'approvisionnement est un processus long et complexe, qui repose sur de nombreux acteurs. Généralement, les fabricants et les producteurs commencent à créer des produits à partir de matières premières. Ensuite, ils les transportent et les distribuent à d'autres fournisseurs, qui les revendent eux-mêmes à des commerçants, dont le rôle est d'écouler les produits auprès des consommateurs finaux. Pour faire simple, la gestion du système d'approvisionnement se découpe en 7 étapes successives.

1. Les besoins de l'entreprise et la planification des achats

Avant toute chose, il est essentiel d'estimer les besoins de votre entreprise concernant chaque bien ou chaque service. Identifier vos attentes matérielles doit être la base de votre gestion d'approvisionnement. D'ailleurs, cela concerne non seulement les besoins internes de votre entreprise (utiles pour créer vos produits et assurer votre bon fonctionnement), mais également ses besoins externes (destinés à la vente).

2. Trouver ses fournisseurs

S’entourer de bons prestataires est également une phase primordiale. En ce sens, il vous faut trouver un ou plusieurs bons fournisseurs, respectant les normes en vigueur ainsi que les critères qualitatifs imposés par votre entreprise. De même, votre partenaire doit faire preuve de fiabilité et de réactivité. Il doit aussi vous offrir un prix compétitif. À terme, vos partenariats avec vos prestataires doivent reposer sur une relation gagnant-gagnant, dans laquelle chacun y trouve son compte.

3. Comparer les plans pour passer commande

Pour faire le bon choix, n'hésitez pas à comparer les différentes offres entre elles. Par ailleurs, ce comparatif vous permettra de négocier les prix de vos marchandises. À l'issue de cette étape, vous devriez avoir défini un prix avec votre fournisseur. De même, c'est aussi à cet instant que les modalités de production et de livraisons seront clairement établies et que le contrat sera signé.

4. La production industrielle des stocks

Maintenant que tout est mis en place, la production de votre stock peut commencer ! Votre entreprise est désormais en mesure de finaliser sa commande. Après la finalisation du contrat juridique entre vous et votre partenaire, votre fournisseur peut lancer la production industrielle des stocks.

5. La livraison des produits

La livraison des produits est également une étape clé de la gestion des approvisionnements. Ne vous contentez pas d'entreposer les cartons dans votre stock, mais pensez bien à vérifier l'ensemble de vos articles. Il s'agit de contrôler la qualité des produits reçus, ainsi que leur quantité et les prix facturés. Dans certains cas, quelques ajustements sont nécessaires.

6. Le suivi service client et le bilan de la procédure

Si tout est en ordre, l'entreprise paye les marchandises. Les comptables de la société se chargent du règlement de la facture et de sa vérification. Qui plus est, c'est aussi à cet instant qu'est effectué un premier bilan, concernant le passage du bon de commande, l'établissement de la facture et le suivi les instructions de livraison.

7. La mise à jour comptable

Le processus de gestion des approvisionnements s'achève par l'enregistrement de l'opération au sein de la comptabilité. À cette étape, la précision est de rigueur. En effet, le fait d'établir une comptabilité précise permet de rendre les inspections trimestrielles plus simples. C'est aussi grâce à cela que les écarts de stocks sont évités.

La gestion de l'approvisionnement est essentielle pour garantir une bonne rentabilité à l'entreprise, surtout en e-logistique. En 2019, environ 30 % des dépenses des sociétés ont été gaspillés en raison d'un système d'achat inapproprié. De plus, bien anticiper ses besoins dans l'externalisation de la logistique e-commerce peut aussi permettre de réaliser des économies d'échelle. Or, cela a un impact direct sur le résultat net de l'entreprise. Au même titre que la mise en place d'une communication efficace ou que l'élaboration d'une stratégie de fidélisation, la gestion de l'approvisionnement a donc des conséquences directes sur votre chiffre d'affaires.